Gestione di un progetto
Le 5 fasi
Il carico di pianificazione e di lavoro richiesto per gestire e portare a termine un progetto può sembrare all’inizio insormontabile. Invece di andare in panico, basta approcciare il progetto suddividendolo in porzioni facili da gestire e organizzare gli sforzi in passaggi chiari.
La maggior parte dei progetti si sviluppa in 5 fasi: avvio, definizione e pianificazione, esecuzione, implementazione, controllo e conclusione. Ognuna di queste fasi contiene attività specifiche che porteranno al raggiungimento dell’obiettivo del progetto.
1. Avvio
In questa fase, ci si troverà a valutare l’idea del progetto insieme al team: è legata al core business della nostra azienda? Siamo in grado di realizzarla? La nostra attività ne beneficerà? Ecco le domande da porsi, se l’esito delle domande è un si, si può continuare definendo il raggio d’azione del progetto o i risultati che si desiderano ottenere, e a identificare i partner potenziali. Questo è il momento anche di creare uno studio di fattibilità.
Il risultato finale di questa fase è un piano di progetto, che deve essere approvato da tutte le parti coinvolte. L’approvazione eviterà malintesi e false aspettative nelle fasi successive.
2. Pianificazione
In questa fase cruciale, si tracciano le linee guida del progetto. Queste includono (ma non si limitano a):
- stabilire scopi e obiettivi concreti
- stimare i costi
- definire il raggio d’azione e i risultati da raggiungere
Questo piano di progetto conterrà informazioni riguardo l’ottenimento delle risorse nonché su come produttore una documentazione di qualità, gestire i rischi e le circostanze inaspettate, comunicare all’interno del team di lavoro e con gli stakeholder esterni, e molto altro. Idealmente, riporterà anche al suo interno una timeline chiara con informazioni dettagliate su cosa dovrà succedere e quando. Il modo migliore di farlo è definire degli obiettivi intermedi: obiettivi di alto livello con scadenze chiare.
Riguardo a questa fase non bisogna affezionarsi troppo alla pianificazione stimata. A volte le cose non funzionano esattamente come ci si era immaginati: un membro del team potrebbe ammalarsi o alcune attività potrebbero risultate più impegnative del previsto. Il project manager, dovrà monitorare il raggio d’azione, le tempistiche e il budget del progetto, e se necessario adattare questi aspetti per non fare in modo che gli obiettivi vengano raggiunti.
3. Esecuzione
Nella maggior parte dei casi, l’esecuzione è il momento in cui il progetto acquista visibilità all’esterno. Questa fase inizia solitamente con un meeting di avvio in cui ogni membro del team viene informato sulle attività che gli spettano e sui dettagli di progetto importanti. In questa fase ci si concentra sulla creazione di una documentazione completa e accurata. Il project manager deve distribuire uniformemente le risorse e aiutare il team a rimanere concentrati sui propri compiti. Questo significa anche che il successo della fase di esecuzione di un progetto dipende strettamente dell’accuratezza con cui si è eseguita la fase di pianificazione.
4. Monitoraggio e controllo
Questa fase si sovrappone spesso alla fase esecutiva. Nel corso di un progetto, bisognerà mantenere sotto osservazione lo status delle consegne, e pianificare riunioni del team a scadenze regolari per assicurarsi di mantenere in linea con quanto previsto. In questa fase bisognerà stare attenti per possibili scostamenti dagli obiettivi predefiniti.
Si vuole minimizzare il numero di riunioni di aggiornamento? Un software per la gestione dei progetti basato sul cloud consente ai membri del team di aggiornare lo stato di avanzamento della propria attività in tempo reale.
5. Conclusione
Un progetto si definisce concluso quando il prodotto completo viene consegnato formalmente a tutti gli stakeholder ne vengono informati. Ma prima che questo accada, è consigliabile riunire il team e valutare insieme il progetto: cosa ha funzionato e cosa poteva andare meglio? Questo consentirà di evitare errori simili in futuro e permetterà di stabilire processi più stabili e creare team più efficienti.